FAQ - Frequently Asked Questions

Sistem kami mengelola 4 jenis paket pengadaan utama:

1. Barang: Pengadaan barang dan supplies medis/non-medis
2. Pekerjaan Konstruksi: Pembangunan, renovasi, dan konstruksi infrastruktur
3. Jasa Konsultansi: Layanan konsultasi profesional dan teknis
4. Jasa Lainnya: Layanan umum dan jasa pendukung operasional

Pengadaan terbuka untuk semua penyedia yang memenuhi syarat dan berdomisili di wilayah Jabodetabek (Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang, Bekasi).

Syarat Umum Penyedia:

1. Badan usaha yang sah secara hukum
2. Memiliki izin usaha yang relevan
3. Terdaftar dan terverifikasi dalam sistem
4. Memenuhi kualifikasi teknis dan finansial
5. Tidak dalam status blacklist

Proses registrasi dilakukan secara online melalui langkah-langkah berikut:

1. Daftar Akun: Klik "Registrasi Penyedia" di halaman utama
2. Verifikasi Email: Cek email dan klik link aktivasi akun
3. Login & Lengkapi Profil: Isi data perusahaan lengkap
4. Upload Dokumen: Unggah semua dokumen persyaratan
5. Verifikasi Admin: Tunggu proses verifikasi maksimal 7 hari kerja
6. Notifikasi Status: Terima konfirmasi status verifikasi

Proses verifikasi memiliki timeline sebagai berikut:

1. Dokumen Lengkap: 3-5 hari kerja
2. Dokumen Tidak Lengkap: 7-10 hari kerja (termasuk waktu perbaikan)
3. Dokumen Bermasalah: Hingga 14 hari kerja

Anda akan menerima notifikasi email dan notifikasi dalam sistem untuk setiap perubahan status.

Jika registrasi ditolak, Anda dapat:

1. Cek Alasan Penolakan: Lihat detail penolakan di dashboard
2. Perbaiki Dokumen: Lengkapi atau perbaiki dokumen yang bermasalah
3. Daftar Ulang: Lakukan registrasi ulang dengan data yang sudah diperbaiki
4. Hubungi Admin: Jika masih bermasalah, hubungi tim support

Proses pengadaan mengikuti alur workflow hierarkis yang ketat:

1. Perencanaan (PPTK): Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan membuat rencana paket pengadaan
2. Review (PPK): Pejabat Pembuat Komitmen mereview dan menyetujui rencana
3. Approval (PP): Pejabat Pengadaan memberikan persetujuan final dan menerbitkan pengumuman
4. Pengumuman: Paket dipublikasikan untuk partisipasi penyedia
5. Partisipasi Penyedia: Penyedia mendaftar dan submit dokumen
6. Evaluasi (Panitia): Panitia pengadaan melakukan evaluasi kualifikasi dan teknis
7. Penetapan Pemenang: Pengumuman pemenang dan penandatanganan kontrak

Untuk mengikuti pengadaan, ikuti langkah berikut:

1. Cari Paket: Gunakan fitur "Cari Paket" untuk menemukan pengadaan sesuai bidang usaha
2. Filter Pencarian: Filter berdasarkan jenis pengadaan, metode pemilihan, atau instansi
3. Review Detail: Pelajari spesifikasi teknis, HPS, dan persyaratan
4. Cek Kualifikasi: Pastikan memenuhi semua syarat kualifikasi
5. Daftar Ikut: Klik "Mengikuti Pengadaan" pada paket yang diminati
6. Submit Dokumen: Upload dokumen penawaran sesuai jadwal

Setiap paket pengadaan memiliki jadwal yang jelas dan dapat dilihat di "Jadwal Pelaksanaan":

1. Pengumuman: Tanggal mulai pengumuman paket
2. Pendaftaran: Periode pendaftaran penyedia
3. Submit Dokumen: Deadline upload dokumen penawaran
4. Pembukaan Penawaran: Jadwal pembukaan dokumen
5. Evaluasi: Periode evaluasi kualifikasi dan teknis
6. Penetapan Pemenang: Pengumuman hasil pemenang
7. Sanggahan: Periode sanggahan (jika ada)

Dokumen Wajib untuk Registrasi Penyedia:

1. Akta Pendirian Perusahaan: Akta notaris dan perubahannya
2. Izin Usaha: SIUP, TDP, atau NIB terbaru
3. NPWP Perusahaan: Nomor Pokok Wajib Pajak badan usaha
4. Laporan Keuangan: 2 tahun terakhir yang telah diaudit
5. Surat Dukungan Bank: Referensi bank atau rekening koran
6. Domisili Perusahaan: Surat keterangan domisili dari kelurahan
7. Pengalaman Perusahaan: Daftar proyek yang pernah dikerjakan
8. Data Direksi: KTP dan CV direksi/komisaris
9. Sertifikat ISO/Standar: Jika ada (opsional namun nilai plus)

Dokumen Penawaran (bervariasi per paket):

1. Surat Penawaran: Surat resmi dengan kop perusahaan
2. Proposal Teknis: Metodologi dan pendekatan teknis
3. Proposal Biaya: Rincian harga sesuai HPS
4. Jaminan Penawaran: Bank garansi atau surety bond
5. Dokumen Kualifikasi: Dokumen pendukung kemampuan teknis
6. Spesifikasi Teknis: Detail spek produk/jasa yang ditawarkan
7. Time Schedule: Jadwal pelaksanaan pekerjaan
8. CV Tenaga Ahli: Untuk jasa konsultansi
9. Referensi Pekerjaan: Bukti pengalaman serupa

Jika ada masalah dengan dokumen:

1. Cek Notifikasi: Periksa pesan penolakan di dashboard
2. Analisis Masalah: Pahami alasan penolakan atau kekurangan
3. Perbaiki Dokumen: Lengkapi atau perbaiki sesuai feedback
4. Upload Ulang: Submit versi yang sudah diperbaiki
5. Konfirmasi: Pastikan mendapat konfirmasi penerimaan

Alasan Umum Penolakan Dokumen:

1. File tidak bisa dibuka atau corrupt
2. Dokumen tidak jelas atau blur
3. Format tidak sesuai persyaratan
4. Dokumen kadaluarsa atau tidak berlaku
5. Informasi tidak lengkap atau tidak sesuai

Evaluasi kualifikasi dilakukan secara sistematis berdasarkan:

1. Kualifikasi Administrasi (30%):

1. Kelengkapan dokumen legal perusahaan
2. Validitas izin usaha dan operasional
3. Kepatuhan perpajakan (NPWP, SPT)

2. Kualifikasi Teknis (40%):

1. Pengalaman kerja relevan minimal 2 tahun terakhir
2. Kemampuan teknis sesuai spesifikasi
3. Ketersediaan tenaga ahli dan peralatan
4. Sertifikasi dan standar kualitas

3. Kualifikasi Finansial (30%):

1. Laporan keuangan audited 2 tahun terakhir
2. Kemampuan modal kerja minimum
3. Rasio likuiditas dan solvabilitas
4. Dukungan bank dan akses pembiayaan

Passing Grade Kualifikasi:

1. Pengadaan Langsung: Minimum 60 (sistem pass/fail)
2. Pembelian Langsung: Minimum 65 (evaluasi sederhana)
3. Penunjukan Langsung: Minimum 70 (evaluasi selektif)
4. Beauty Kontes/Seleksi Umum: Minimum 75 (evaluasi komprehensif)

Penyedia yang tidak memenuhi passing grade akan langsung diskualifikasi dari proses evaluasi teknis.

Jika tidak lolos kualifikasi, Anda dapat:

1. Analisis Feedback: Pelajari alasan detail ketidaklulusan
2. Perbaikan Sistematis:
   1. Lengkapi dokumen yang kurang
   2. Tingkatkan track record pengalaman
   3. Perbaiki kondisi keuangan perusahaan
   4. Tambah sertifikasi teknis relevan
3. Persiapan ke Depan: Gunakan pengalaman untuk paket selanjutnya
4. Training & Pengembangan: Ikuti program pengembangan kapasitas

Proses kontrak setelah ditetapkan sebagai pemenang:

1. Notifikasi Pemenang: Pemberitahuan resmi via email dan sistem
2. Finalisasi Negosiasi: Klarifikasi teknis dan harga final (jika diperlukan)
3. Persiapan Kontrak: Sistem generate draft kontrak otomatis
4. Review Kontrak: Penyedia review dan konfirmasi draft
5. Upload Dokumen: Submit jaminan pelaksanaan dan dokumen pendukung
6. Penandatanganan: Kontrak ditandatangani secara digital atau fisik
7. SPPBJ/SPK: Penerbitan Surat Perintah Mulai Kerja

Skema Pembayaran:

1. Uang Muka: Maksimal 20% untuk konstruksi, 15% untuk barang/jasa
2. Pembayaran Prestasi: Berdasarkan progres pekerjaan (termin)
3. Pembayaran Final: Setelah serah terima dan BAST

Proses Pencairan:

1. Submit Invoice: Upload invoice sesuai termin dalam sistem
2. Verifikasi Progres: Panitia verifikasi kemajuan pekerjaan
3. Approve Pembayaran: PPK approve pembayaran
4. Proses Keuangan: Transfer ke rekening terdaftar
5. Notifikasi: Konfirmasi pembayaran via sistem

Kewajiban Utama Penyedia:

1. Pelaksanaan Pekerjaan: Sesuai spesifikasi, jadwal dan kualitas yang disepakati
2. Pelaporan Berkala: Submit laporan progres sesuai schedule
3. Koordinasi Aktif: Komunikasi rutin dengan tim pengawas/panitia
4. Kepatuhan K3: Implementasi standar keselamatan kerja
5. Jaminan Kualitas: Mempertahankan standar mutu sepanjang pelaksanaan
6. Dokumentasi: Menyimpan dan menyerahkan dokumen pelaksanaan
7. Masa Pemeliharaan: Memberikan garansi sesuai ketentuan kontrak

Langkah Troubleshooting:

1. Clear Cache Browser: Ctrl+F5 atau clear cache dan cookies
2. Coba Browser Lain: Gunakan Chrome, Firefox, atau Edge terbaru
3. Cek Koneksi Internet: Pastikan koneksi stabil
4. Disable Extensions: Matikan ad-blocker atau extension yang mengganggu
5. Restart Device: Restart komputer/laptop jika masalah persisten

Jika masalah berlanjut, hubungi support:

1. Email: support@rsudciawi.go.id
2. WhatsApp: +62-21-xxxx-xxxx (jam kerja)
3. Form Kontak: Gunakan halaman "Kontak" di website

Template yang Tersedia:

1. Template Import Kode Rekening: Format Excel untuk import data akun
2. Template Import HPS: Format estimasi harga perkiraan sendiri
3. Template Data Import: Format umum untuk import data bulk
4. Template Dokumen Penawaran: Format standar per jenis paket

Cara Download:

1. Login ke sistem sebagai penyedia terverifikasi
2. Masuk ke detail paket pengadaan yang diminati
3. Scroll ke bagian "Dokumen Pengadaan"
4. Klik "Download Template" sesuai kebutuhan
5. File akan otomatis terunduh dalam format Excel/PDF

Persyaratan File Upload:

1. Format: PDF untuk dokumen resmi, Excel untuk template data
2. Ukuran Maksimal: 5MB per file
3. Nama File: Gunakan huruf dan angka saja, hindari karakter khusus
4. Kualitas: Pastikan dokumen clear dan dapat dibaca

Masalah Umum & Solusi:

1. File terlalu besar: Kompres PDF atau kurangi resolusi gambar
2. Upload gagal: Refresh halaman dan coba lagi
3. File corrupt: Scan ulang atau export ulang dari aplikasi asli
4. Koneksi terputus: Pastikan koneksi internet stabil saat upload